Eigentümerversammlung

Die Eigentümerversammlung ist der zentrale Ort der Entscheidungsfindung für die Eigentümergemeinschaft. Im Rahmen der ETV fassen die Eigentümer die zur Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums erforderlichen Beschlüsse.

Außerhalb von Versammlungen können Beschlüsse nur im schriftlichen Verfahren -so genannte Umlaufbeschlüsse gefasst werden. (Textform vorgeschrieben, der Beschlussvorschlag muss nicht eigenhändig unterschrieben und weitergereicht werden, sondern kann etwa per E-Mail, Internetplattformen oder in Apps mitgezeichnet werden) Ein Umlaufbeschluss kommt nur wirksam zustande, wenn alle im Grundbuch eingetragenen Eigentümer der Gemeinschaft die Zustimmung zu diesem Beschluss erklären (Allstimmigkeit). Dies ist unabhängig vom Beschlussthema. Die Wohnungseigentümer können beschließen, dass für einen einzelnen Gegenstand die Mehrheit der abgegebenen Stimmen genügt. ein Umlaufbeschluss ist in die Beschlusssammlung einzutragen.

Turnus: Die ETV muss mindestens einmal jährlich stattfinden, sofern in der Teilungserklärung / Gemeinschaftsordnung oder im Verwaltervertrag kein häufigerer Turnus bestimmt ist. Diese jährliche „ordentliche Eigentümerversammlung" ist durch die ebenfalls jährlich zu fassenden Beschlüsse über die Jahresabrechnung und den Wirtschaftsplan gekennzeichnet. Die gegebenenfalls weiteren Versammlungen werden „außerordentliche Eigentümerversammlungen" genannt. Hier werden Tagesordnungspunkte (TOPs) behandelt, die offenbar nicht mehr bis zur nächsten ordentlichen ETV warten können.

Ort: Die ETV muss in der Nähe der WEG-Anlage abgehalten werden, damit möglichst viele Eigentümer daran teilnehmen können. Der Versammlungsraum muss ausreichend groß sein, um Platz für alle Eigentümer zu bieten und er muss ein abgetrennter Raum sein, der die Privatsphäre der Gemeinschaft wahrt, z.B. Konferenz-/Seminarraum in einem Hotel; Nebenzimmer einer Gaststätte. Eine ETV ist keine öffentliche Veranstaltung! Grundsatz der Nichtöffentlichkeit.

§ 23 Absatz 1 Satz 2 WEG sieht eine Beschlusskompetenz zur Einführung der Online-Teilnahme an der Versammlung der Wohnungseigentümer vor. Auf dieser Grundlage kann beschlossen werden, dass Wohnungseigentümer im Wege elektronischer Kommunikation an der Versammlung teilnehmen und sämtliche oder einzelne ihrer Rechte ganz oder teilweise ausüben können. Die Beschlusskompetenz ermöglicht es aber nicht, die Präsenzversammlung insgesamt zugunsten einer reinen Online-Versammlung abzuschaffen. Das Recht jedes Wohnungseigentümers, physisch an der Versammlung teilzunehmen bleibt unberührt. Über die Ausgestaltung ist deshalb zu beschließen, wobei sich die Rechtmäßigkeit des Beschlusses – wie stets – nach dem allgemeinen Grundsatz ordnungsmäßiger Verwaltung richtet.

Zeit: Die ETV sollte auf einen Werktag einberufen werden, vorzugsweise Montag bis Freitag und hier mit dem Beginn am späten Nachmittag / frühen Abend (Beginn also zwischen 17 Uhr und 20 Uhr), da möglichst viele, auch berufstätige Eigentümer teilnehmen können sollen. Eine ETV während der Arbeitszeit ist eine so genannte „Unzeit" wobei Sonn- und Feiertage auch als Unzeit (mindestens der Sonntagvormittag) gelten. Sommerferienzeiten sollten nach Möglichkeit vermieden werden. Wird die ETV zur Unzeit oder an einem ungeeigneten Ort abgehalten, so sind alle Beschlüsse anfechtbar und werden, sofern die gerichtliche Anfechtung erfolgt, vom Amtsgericht für ungültig erklärt. Unzeit kann auch eintreten, wenn noch zu sehr später Stunde Beschlüsse gefasst werden (in der Rechtsprechung erfolgreiche Anfechtungen von Beschlüssen ab ca. 23 Uhr). Gegebenenfalls muss eine Fortsetzungsversammlung einberufen werden.

Teilnehmer: Die ETV ist keine öffentliche Veranstaltung! Teilnahmeberechtigt sind: der Verwalter, die Eigentümer (sind diese eine juristische Person, dann ist der gesetzliche Vertreter teilnahmeberechtigt, z.B. bei der GmbH der Geschäftsführer, bei einer AG der Vorstand, bei der GbR und OHG alle Gesellschafter bei der KG der Komplementär (= persönlich haftender Gesellschafter = Geschäftsführer der KG)), bei Minderjährigen Eigentümern ist der gesetzliche Vertreter teilnahmeberechtigt (Eltern oder der Vormund), bei Zwangs-/lnsolvenzverwaltung ist der jeweilige Verwalter teilnahmeberechtigt, bevollmächtigte Personen, sofern der Eigentümer verhindert ist, (dabei sind gegebenenfalls Einschränkungen aus der Gemeinschaftsordnung zur Bevollmächtigung zu beachten! Häufig wird hier der Kreis der Bevollmächtigten eingeschränkt auf z.B. Ehegatten, Verwandte gerader Linie, den Verwalter oder andere Eigentümer). Eigentümer können zur ETV einen Rechtsanwalt mitbringen, um sich beraten zu lassen; die Teilnahme des RA kann nicht ausgeschlossen werden. Sollen andere, als die teilnahmeberechtigten Personen an der ETV teilnehmen, dann muss vorher darüber abgestimmt werden » Geschäftsordnungs-/ Organisationsbeschluss. Über die Teilnahme fremder Personen muss nach überwiegender Meinung einstimmig abgestimmt werden.

Die Einberufung obliegt dem Verwalter. Gibt es keinen Verwalter oder weigert sich der Verwalter pflichtwidrig eine ETV einzuberufen, dann ist der Vorsitzende des Verwaltungsbeirates, dessen Vertreter oder einen durch Beschluss ermächtigter Wohnungseigentümer berechtigt, eine ETV einzuberufen. Eine solche Einberufungsermächtigung können die Wohnungseigentümer jederzeit ohne konkreten Anlass beschließen. Dieser Anspruch kann auch im Wege der Beschlussersetzungsklage durchgesetzt werden. Das erscheint etwa in kleineren Gemeinschaften ohne Verwalter und Verwaltungsbeirat sinnvoll. Hier können die Wohnungseigentümer in Zukunft zum Beispiel auf der jährlichen Eigentümerversammlung entscheiden, wer von ihnen zur nächsten Eigentümerversammlung einladen soll. „Pflichtwidriges“ Nichteinberufen setzt eine Pflicht zur Einberufung voraus. Pflichtwidriges Nichteinberufen liegt vor, wenn: der Verwalter (auch nach Aufforderung) nicht mindestens die eine jährliche ETV einberuft oder der Verwalter nicht einberuft, obwohl die Teilungserklärung eine Einberufung vorsieht. Der Verwalter ist verpflichtet, eine ETV einzuberufen, wenn dies mehr als ein Viertel der Eigentümer in Textform unter Angabe des Grundes (TOP) vom Verwalter verlangt. (das Verlangen muss nicht mehr eigenhändig unterschrieben und weitergereicht werden, sondern kann etwa per E-Mail mitgezeichnet werden.

Form der Einladung: Die Einberufung muss in Textform erfolgen.

Frist der Einladung: Die Einladungsfrist beträgt mindestens drei Wochen, sofern sich nicht aus der Teilungserklärung / Gemeinschaftsordnung eine längere Frist ergibt. Ausnahme: In Fällen besonderer Dringlichkeit kann die Frist auch kürzer sein. Hierbei kann es sich aber nur um die Einberufung einer dringend notwendigen außerordentlichen ETV handeln (also konkreter eilbedürftiger Tagesordnungspunkt). Da die Nichteinhaltung der Einladungsfrist ein Anfechtungsgrund ist, sollte der Verwalter bei einer Dringlichkeitsversammlung die Dringlichkeit auch begründen können.

Versammlungsniederschrift: Es ist gesetzliche Pflicht unverzüglich ein Protokoll der ETV zu fertigen und zur Einsichtnahme beim Verwalter zu hinterlegen. Die Niederschrift ist von dem Versammlungsleiter und einem Wohnungseigentümer und, falls ein Verwaltungsbeirat bestellt ist, auch von dessen Vorsitzenden oder seinem Vertreter zu unterschreiben. Gleichwohl ist es üblich, das Protokoll an alle zu versenden. Eine Pflicht hierzu kann ggf. im Verwaltervertrag oder Gemeinschaftsordnung festgelegt sein. Die Niederschrift ist unverzüglich nach Beendigung der Versammlung zu erstellen. Damit wird gewährleistet, dass insbesondere Wohnungseigentümer, die bei der Versammlung nicht anwesend waren, die Möglichkeit haben, sich rasch über die gefassten Beschlüsse zu informieren, so dass diese gegebenenfalls auch noch rechtzeitig Beschlüsse anfechten können. d.h. das Protokoll muss nach herrschender Meinung den Eigentümern spätestens zwei Wochen nach der ETV zugehen.

Beschlusssammlung muss vom Verwalter geführt werden. Gibt es keinen Verwalter, dann muss der Versammlungsleiter die Beschlusssammlung führen, falls die Eigentümer nicht durch Beschluss (mit einfacher Mehrheit) einen anderen dazu bestimmt haben. Es handelt sich um eine fortlaufend geführte Dokumentation aller Beschlüsse. Auch abgelehnte Beschlussanträge müssen aufgenommen werden. Die Einsichtnahme ist für die Eigentümer jederzeit möglich. Andere Personen mit berechtigtem Interesse, wie beispielsweise Kaufinteressenten oder Makler benötigen die Vollmacht vom veräußernden Eigentümer.

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